J’interviens depuis Octobre 2019 au sein de l’ingénierie d’un acteur majeur du transport public sur les problématiques de Plan de Charge.

Mais qu’est-ce qu’un Plan de Charge ? 

C’est un exercice qui permet de remonter les besoins en ressources nécessaires à la réalisation d’un portefeuille de projets. Il permet donc d’identifier combien de personnes le département a besoin pour réaliser un ensemble de projets sur les 5 ans à venir.

La mission est rythmée par la mise à jour du Plan de Charge qui se fait tous les 6 mois sur la base des sollicitations des autres départements, qui gèrent les projets et sollicitent l’intervention de l’ingénierie, et des prévisions faites par les ingénieurs.

Les grands axes de la mission : 

• Accompagnement de la production du Plan de Charge : Proposer une méthodologie de construction, fournir des référentiels et des analyses de données, consolidation des données
• Fiabilisation du Plan de Charge
• Amélioration continue du processus 
• Assistance expertise SI sur l’outillage de ce processus géré actuellement dans Excel

Ma mission : 

J’ai rapidement été mise dans le bain puisque l’itération Plan de Charge a été lancée 2-3 semaines après mon arrivée.
Cette itération a été particulièrement importante puisque les chiffres remontés servent de données d’entrée pour la négociation du contrat d’investissement avec Ile-de-France Mobilités.
En effet, les investissements de notre client sont en partie financés par la région Ile-de-France. Ainsi, tous les cinq ans, un montant d’investissement est alloué par la région afin de financer les projets de modernisation, de prolongement de lignes, de rénovation…
L’estimation de cette somme doit être extrêmement fine puisque des pénalités lourdes devront être payées par notre client si les investissements ne sont pas réalisés.

Pour s’assurer de la fiabilité des données de l’itération Plan de Charge, un comité d’experts réunissant toutes les disciplines du département a été mis en place. Nous travaillons avec ces experts sur des analyses de scénarios et de projets spécifiques mais aussi sur les processus de remontée des charges.

Par ailleurs, en janvier 2020, l’ingénierie a été réorganisée, des unités ont été créées, d’autres ont changé de département … Nous accompagnons désormais notre client sur la gestion des impacts de cette réorganisation sur le Plan de Charge.

Depuis le début de ma mission, j’ai ainsi vécu avec notre client des évènements majeurs pour l’entreprise : une réorganisation du département, mais aussi un déménagement. Le dernier en date ? Le confinement !

Journal de confinés :

Après 2 mois de télétravail forcé, Microsoft Teams et Skype n’ont plus de secret pour moi.

Malgré la crise, pas le temps de chômer ! La distance physique n’a pas eu d’impacts significatifs sur l’accompagnement de notre client. Les priorités ont été redéfinies au début de la crise, ce qui nous a permis d’avancer sur notre mission. Nous avons par exemple lancé la nouvelle itération Plan de Charge avec 2 semaines d’avance pour permettre aux équipes s’y consacrer avant la reprise des activités. La crise sanitaire a également été l’occasion de lancer de nouveaux sujets tels que la création d’une base de données des plans de charges des responsables de la maitrise d’œuvre sur les projets structurants.

Les prochaines étapes : 

• Poursuivre le travail de fiabilisation du Plan de Charge
• Mettre en place un SI permettant d’industrialiser le Plan de Charge
• Travailler à la mise en place d’un nouvel outil de reporting
• Retrouver la convivialité de l’équipe client après le confinement