J’interviens depuis mars 2019 au sein de la Direction financière d’un acteur de référence dans le domaine de l’optique.

C’est une mission où Mille-Alliance a été appelé en pompier à 2 mois du GO LIVE pour assurer la conduite du changement ! L’intégrateur chargé d’assurer initialement l’accompagnement utilisateur n’a pas fait ce qu’il avait promis malgré les beaux slides de cadrage. L’urgence est donc au pragmatisme et à l’efficacité.

Ma mission :

Mon rôle est d’assurer la conduite du changement du projet dans son ensemble, en coordination avec une autre consultante, avec qui nous nous sommes partagé les sujets, elle Finance, moi Achats. En arrivant, mon premier geste a été de faire un état des lieux de ce qui existait/ n’existait pas et de proposer une démarche à court terme puis à long terme au client pour assurer l’accompagnement des utilisateurs. D’abord, on pare au plus pressé (support de formation, communication d’ouverture de service), puis on construit un dispositif plus conséquent et industrialisé pour les futurs déploiements : guides utilisateurs, vidéos, processus métier formalisés, étude d’impact pour chaque filiale, …

La conduite du changement ? 

C’est avant tout faire en sorte que les personnes impactées par une transformation d’entreprise soient accompagnées pour être capables d’assurer leur travail le jour J, tout en gardant en tête les objectifs du projet.

Un exemple : le Groupe souhaite que toute personne en filiale amenée à effectuer des achats auprès de fournisseurs fasse valider au préalable sa demande. Une nouveauté pour eux et un sacré challenge pour le leur faire accepter ! Surtout quand la culture d’entreprise privilégie l’autonomie des filiales…qui ne voient vraiment pas l’intérêt de cette nouvelle contrainte.

Alors il faut aller chercher les sponsors, mettre en valeur les avantages même minimes à adopter cette nouvelle façon de faire, simplifier le discours, rendre digeste tout le processus imaginé. Il faut impliquer les managers des filiales, puis les utilisateurs-clés, puis l’ensemble des utilisateurs, tout ça en utilisant le bon niveau d’information au bon moment du déploiement.

Et ceci dit en passant, point de sponsor …point de salut !

Mon quotidien : 

• Assurer la communication entre le projet, les utilisateurs-clés et le métier :
  • Pour cela, j’ai des points hebdomadaires avec le métier pour lui faire arbitrer des processus pas clairs, et j’ai pris contact dès le début du déploiement avec les managers en filiale afin de créer les échanges le plus tôt possible. Et bien sûr je parle tous les jours aux experts solution du projet.
• Construire et dérouler les actions d’accompagnement tout au long du déploiement :
  • Ça peut être des ateliers de présentation, de recueil d’informations sur leur organisation, de prise de contact avec tel ou tel utilisateur-clé,…. Il faut en même temps avoir les oreilles partout pour répondre à des besoins d’accompagnement qu’on n’aurait pas identifié en amont.
• Faire en sorte que la documentation pérenne soit produite :
  • Pour cela, j’ai été aidée d’une consultante junior et d’une alternante afin de préparer le site web sur l’intranet, créer tous les documents de formation manquants, préparer les templates de communication, les listes de diffusions, …
• Rendre compte au client de l’avancement :
  • Je reboucle chaque semaine avec le client afin de rendre compte de l’avancée et des points de blocage. Je propose également des nouvelles actions. Ici l’enjeu est d’avoir le bon niveau d’information pour un manager.

La suite de la mission ? Les prochaines étapes : 

Oups ! Le projet a été arrêté pour cause de fusion avec un autre géant du secteur qui a son propre ERP comptable. Tout notre travail est donc pour le moment en sommeil…avant peut-être un redémarrage qui sait ?